Vectra AIInc. ("Unternehmen") ist bestrebt, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der eine offene Kommunikation über die Geschäftspraktiken des Unternehmens ermöglicht. Das Unternehmen ermutigt seine Mitarbeiter, Bedenken mit ihren Vorgesetzten zu besprechen, die oft eine ausgezeichnete Quelle für Bedenken sein können. Da es für die Mitarbeiter nicht immer angenehm ist, Bedenken gegenüber einem Vorgesetzten zu äußern, bietet das Unternehmen alternative Möglichkeiten, Bedenken zu melden, wie im Folgenden beschrieben.
Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter Probleme mit einem Vorgesetzten oder über einen anderen Kanal anspricht, verpflichtet sich das Unternehmen, Mitarbeiter vor ungesetzlichen Vergeltungsmaßnahmen und Diskriminierung zu schützen, wenn sie in gutem Glauben ein potenziell illegales oder unethisches Verhalten offenlegen oder melden. In dem Bemühen, diese Verpflichtungen zu fördern, ist diese Richtlinie:
Das Unternehmen ist sich bewusst, dass es für die Mitarbeiter nicht immer angenehm ist, ihre Bedenken gegenüber einem Vorgesetzten zu äußern. Anonyme Meldungen können hier eingereicht werden.
Jede Meldung wird unverzüglich an den Vizepräsidenten für Personalwesen und an einen externen Rechtsberater zur Prüfung weitergeleitet.
Wie bereits erwähnt, können Meldungen anonym gemacht werden. Alle Meldungen werden ernst genommen und unverzüglich, diskret und professionell bearbeitet. Diskussionen und Unterlagen zu Meldungen werden streng vertraulich behandelt, soweit dies möglich ist und mit der Verpflichtung des Unternehmens, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, vereinbar ist. Sollte sich die Person, die die Meldung einreicht, zu erkennen geben, wird der Empfänger der Meldung dem Mitarbeiter die Schritte mitteilen, die zur Bearbeitung der Meldung unternommen werden sollen, und die Person wird Informationen erhalten, die weitere Kommentare und Folgemaßnahmen zu der Meldung ermöglichen.
Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen Mitarbeiter, die im Rahmen dieser Richtlinie in gutem Glauben einen Bericht einreichen oder ein Anliegen vorbringen, sind strengstens untersagt. Mitarbeiter, bei denen Vergeltungsmaßnahmen festgestellt werden, können disziplinarisch belangt werden, was bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen kann. Jeder Mitarbeiter, der das Gefühl hat, einem Verhalten ausgesetzt zu sein, das gegen diese Richtlinie verstößt, sollte dieses Verhalten unverzüglich seinem Vorgesetzten oder über die oben beschriebenen Kanäle melden.
Eine Zusammenfassung der im Rahmen dieser Politik eingegangenen Berichte wird einem bestimmten Ausschuss des Verwaltungsrats vierteljährlich übermittelt (oder häufiger, falls die Umstände ein rechtzeitiges Handeln erfordern).